La accesibilidad es un aspecto fundamental en la elaboración de documentos digitales, especialmente cuando consideramos que deben ser comprensibles y utilizables por todas las personas, independientemente de sus capacidades. En este artículo, daremos una guía práctica de cómo crear documentos accesibles en Microsoft Word, siguiendo las recomendaciones de la Guía básica para elaborar un documento Word accesible elaborada por la Universidad Politécnica de Madrid.
Introducción a la accesibilidad
La accesibilidad se refiere a la capacidad de un documento para ser entendido y utilizado por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidades. La falta de accesibilidad puede generar barreras de comunicación y limitar el acceso a la información. Crear documentos accesibles no solo es un acto de responsabilidad social, sino también una obligación legal en muchos contextos.
¿Por qué es importante crear documentos accesibles?
El acceso equitativo a la información es un derecho fundamental. Al crear documentos accesibles, no solo se benefician las personas con discapacidades, sino que también se mejora la experiencia de uso para todas las personas. Además, la accesibilidad contribuye a una comunicación más clara y efectiva.
Recomendaciones para crear documentos accesibles
1. Idioma
Es esencial establecer el idioma correcto del documento. Esto permite que los programas de lectura de pantalla ofrezcan las funciones adecuadas de corrección ortográfica y ayuda a mejorar la experiencia de lectura. Para hacerlo en Word, ve a la pestaña “Revisar” y selecciona “Establecer idioma de corrección”.
2. Tipografía
Elegir una tipografía adecuada es crucial. Se recomiendan fuentes sans serif como Calibri o Verdana para lectura digital, y serif como Times New Roman para impresiones. Algunas pautas para la tipografía incluyen:
- Usar un tamaño de al menos 12 puntos, preferiblemente 14 puntos en situaciones específicas.
- Limitar el uso de estilos como cursivas y negritas, ya que pueden dificultar la lectura.
- Alinear el texto a la izquierda para facilitar el seguimiento visual.
3. Color y Contraste
El contraste entre el texto y el fondo es vital para la accesibilidad visual. Los colores deben seleccionarse con cuidado para asegurar que sean legibles para todas las personas, incluidos aquellas con daltonismo o visión reducida. Utiliza herramientas como Contrast Checker para evaluar el nivel de contraste.
Ejemplo de Buenas prácticas en Color:
- Texto oscuro sobre fondo claro.
- Texto claro sobre fondo oscuro.
Evita combinaciones de colores que puedan ser confusas, como verde sobre rojo.
4. Estructura del Documento
Portadas y Encabezados
Las plantillas predeterminadas de Word no siempre son accesibles. Busca plantillas accesibles dentro de las opciones de Office 365, o crea tu propia estructura utilizando tablas simples para organizar el contenido y mantener la distribución.
Uso de Tablas
Las tablas deben ser sencillas y bien estructuradas. Asegúrate de:
- Organizar los datos en un orden lógico (filas y columnas).
- Establecer una fila de encabezado.
- Incluir texto alternativo para describir el propósito de la tabla a los lectores de pantalla.
5. Imágenes y Multimedia
Cada imagen debe ir acompañada de un texto alternativo que describa su contenido y función. En Word, puedes agregar texto alternativo seleccionando la imagen, haciendo clic derecho y eligiendo “Editar texto alternativo”. Este texto es fundamental para que las personas con discapacidad visual comprendan el contexto de las imágenes.
6. Hipervínculos
Los enlaces deben ser descriptivos para evitar confusiones. En lugar de incluir URLs largas o sin contexto, utiliza un texto que explique a dónde lleva el enlace. Por ejemplo, en lugar de “https://www.ejemplo.com”, escribe “Visita nuestra página de recursos”.
7. Fórmulas Matemáticas
Si es necesario incluir fórmulas matemáticas, asegúrate de incluirlas como texto matemático en lugar de imágenes. Utiliza las herramientas de ecuaciones de Word para garantizar que sean accesibles para las personas usuarias.
Comprobación de Accesibilidad
Una vez que hayas creado el documento, es esencial utilizar la herramienta de Revisar > Comprobar accesibilidad en Word. Esta herramienta identifica posibles problemas y te proporciona sugerencias para solucionarlos. Se recomienda activar la opción de “Mantener la ejecución del comprobador de accesibilidad mientras trabajo” para recibir alertas mientras editas el documento.
Crear documentos accesibles es un compromiso que beneficia a todas las personas. Siguiendo estas pautas esenciales, cada persona puede contribuir a un entorno más inclusivo y accesible. La accesibilidad es una forma de respeto hacia todas las personas. Si bien este proceso puede requerir tiempo y esfuerzo, las ventajas, incluyendo una mejor comunicación, son incontables.
Implementando estos consejos, estarás un paso más cerca de crear un impacto positivo en tu entorno. ¿Qué piensas de la importancia de la creación de documentos accesibles? ¡Dejanos tu comentario! Te invitamos a leer nuestro artículo: libros que han sido adaptados a braille
